Biblioteca de Documentos
A Biblioteca de Documentos é uma das principais ferramentas de um site, a partir desta seção todos os documentos do site são gerenciados. Os membros podem criar e enviar documentos, bem como visualizar o trabalho feito por outros membros. Toda atividade realizada na biblioteca é exibida no painel Documentos Recentemente Modificados.
Figura 1 - Biblioteca Documentos
Criando Conteúdo
Para organizar a biblioteca de documentos, você pode criar pastas usando o botão Criar... Para começar a criar conteúdo, existem outras opções dentro do link Criar Conteúdo.
Além disso, você pode carregar conteúdo do computador do usuário usando a opção Upload.
Para facilitar a carga de conteúdo, você pode arrastar e soltar documentos e pastas na biblioteca, bem como carregar vários documentos ao mesmo tempo.
Figura 2 - Opções de criação de conteúdo
Vizualição de Documento
A seleção de um documento exibirá uma tela de visualização de documentos, bem como uma lista de ações que podem ser realizadas no documento e suas propriedades. Informações relacionadas também são exibidas: comentários, permissões, histórico de versão etc.
Figura 3 - Visualização de documentos
Se você não puder ver o conteúdo do documento corretamente no painel de visualização, você pode abri-lo no navegador, usando o aplicativo padrão, com a opção Exibir no navegador. Você também pode baixá-lo diretamente para o seu computador com a opção Download.
Carregar Nova Versão
A ação upload da Nova Versão lhe dá a capacidade de carregar uma nova versão do conteúdo do documento, você pode adicionar um comentário e selecionar o número da versão. Como é o mesmo documento, o nome original será retido.
Figura 4 - Criando nova versão
Editar um Documento Localmente
Para trabalhar com um documento do seu computador selecione a opção Editar offline, isso permite baixar uma cópia do documento e, por sua vez, bloqueá-lo na biblioteca para que ninguém possa modificá-lo.
Uma vez que a edição do documento esteja concluída, você pode carregar a nova versão usando o link Upload New Version, desbloqueando o documento para edições futuras. Você pode desbloquear o documento a qualquer momento usando a ação de Edição de cancelamento.
Figura 5 - Tela de edição de documento bloqueado
Editar um documento On-line
Se o tipo de documento permitir, geralmente apenas os arquivos de texto são editáveis online, você pode editá-lo sem ter que baixar o documento usando o link Editar Online.
Editar um Documento Usando o Microsoft Office
PCDoc Share integra-se com algumas versões do Microsoft Office, permitindo que você edite um documento diretamente de um aplicativo office sem ter que baixá-lo manualmente.
Isso é feito usando o link Editar no Microsoft Office™, que só aparecerá se o tipo de documento permitir essa ação. Antes de abrir o documento no Office, pediremos o nosso usuário PCDocs.
Figura 6 - Tela de credenciais da plataforma no Office
Uma vez autenticados, podemos começar a modificar o documento a partir do aplicativo correspondente: Word, Excel ou Powerpoint. Ao salvar alterações no documento, o disco de salvamento inclui um símbolo especial, estes serão salvos diretamente para o servidor PCDoc, por isso não temos que nos preocupar em carregar o documento manualmente.
Figura 7 - Documento carregado na Plataforma
Edite um Documento Usando o Google Docs
Antes de começar a usar este recurso, você deve ter uma conta do Google Apps. Uma vez que você tenha uma conta no Google, você deve colocar o endereço da sua conta do Google na seção google username do seu perfil pessoal.
Para criar conteúdo editado do Google Docs, vá para criar conteúdo e selecione o tipo de documento do Google Docs que deseja criar. Uma vez criado o conteúdo, você terá a possibilidade de enviá-lo para o Google Docs para edição por meio do link Upload to Google Docs, ao enviar o documento ele será bloqueado até o final da edição, por favor, note que você pode desbloquear o documento a qualquer momento usando o link Cancelar Editar. Para começar a editar o documento select View no Google Docs, você será solicitado para os detalhes da conta criados anteriormente. Uma vez que a edição de documentos esteja completa, você pode enviá-la para PCDoc usando o link download do Google Docs.
Para habilitar a edição no Google Docs de um documento que não tenha essa ação, você deve adicionar a pele Editável no Google Docs à lista de aspectos dele. Isso é feito executando a ação Manage Aspects do documento em questão e adicionando esse aspecto à lista.
Organize Conteúdo
Copiar para... e Mova-se para..., como seus nomes indicam, permite que você copie ou mova o documento para outro local. A partir da tela principal da biblioteca de documentos é possível mover conteúdo simplesmente arrastando-o para o local desejado, desde que as pastas sejam visíveis.
Você pode mover e copiar vários documentos ao mesmo tempo, bem como outras ações, marcando os documentos da tela inicial da biblioteca e acessando os Itens Selecionados.
Figura 8 - Ação em vários elementos da biblioteca
Gerenciar Permissões
Usando a ação Gerenciar Permissões (Manage Permissions), você pode alterar permissões em um documento no nível do grupo de usuários do site, por exemplo, você pode colocar um documento como somente leitura, definindo para usuários e colaboradores contribuintes, que eles se comportam como consumidores para esse conteúdo em particular.
Figura 9 - Gestão de Permissões
Você também pode adicionar usuários ou grupos individuais selecionando o tipo de função com a qual eles acessarão o conteúdo.
Figura 10 - Gestão de Permissões
Renomeando Conteúdo
Para renomear um documento ou pasta, você deve pairar sobre o nome do conteúdo, em poucos segundos um ícone aparecerá à esquerda do conteúdo, quando você clicar nele, a caixa de edição de nome aparecerá.
Figura 11 - Edição do nome na lista de documentos
Conteúdo de Marcação
As etiquetas aplicadas a um documento facilitam a localização. Para adicionar uma tag o procedimento é o mesmo que renomeado pairando sobre a lista de etiquetas ou o texto "Sem Tags" no caso de você não ter nenhuma.
Figura 12 - Edição de rótulos na lista de documentos
Regras de Conteúdo
As regras de conteúdo são definidas em pastas. Eles permitem que você realize ações automáticas sobre o conteúdo a qualquer momento e de acordo com as condições. Por exemplo, você pode definir uma regra para que, quando um documento é aprovado, ele seja convertido em formato PDF e transferido para uma pasta acessível ao público. Para definir uma regra, vá para as ações em uma pasta e selecione Regras de Gestão.
Figura 13 - Acesso à ação de Regras de Gestão
Uma vez dentro da seção Regras, você pode criar um novo ou vincular uma regra existente.
Figura 14 - Tela para criar uma regra em uma pasta
Na tela de criação de regras definimos o nome e a descrição da regra. Em seguida, é selecionado quando a ação será executada, permitindo especificar mais de um elemento:
1. Os itens são criados ou inseridos nesta pasta: Aplica-se ao conteúdo que entra na pasta, seja copiando, criando ou enviando-a para a pasta.
2. Os itens são atualizados: Aplica-se ao conteúdo modificado dentro da pasta.
3. Exclua ou saia de itens desta pasta: Aplica-se ao conteúdo que sai da pasta, seja quando excluir ou mover a pasta.
Os critérios permitem que você defina se a ação será executada em qualquer tipo de conteúdo ou apenas aqueles que atendam às condições.
A ação será aquela que será realizada no conteúdo que atender às condições, pode ser movida, copiada, excluída, enviada por e-mail, entre outras.
Finalmente existem outras opções, como desativar a regra sem excluí-la ou aplicá-la também a subpastas.