Trabalhando com Arquivos e Pastas

No PCdoc Workspace é possível carregar um único arquivo, vários arquivos ou uma pasta com vários arquivos contidos nela.

Carregando Arquivos

Para carregar um ou vários arquivos clique no menu CONTEÚDO, em seguida escolha a opção “Carregar Arquivo”. A janela de seleção “Abrir” é exibida possibilitando navegar nos drivers, pastas e arquivos do computador. Selecione o(s) arquivo(s) desejado(s) e confirme no botão “Abrir”. A Figura 3 mostra os arquivos sendo carregados para o repositório, na figura da direita é possível observar que existe o recurso de remover um arquivo depois de carregado nesta mesma operação.

Figura 1 – Arquivos sendo carregados para a plataforma.

Carregando Pastas

O carregamento de pasta na plataforma segue o mesmo padrão do carregamento de arquivos. A diferença é que somente uma pasta por vez pode ser carregada, e que todos os arquivos da pasta serão carregado junto com a pasta, conforme mostrado na Figura 4.

Figura 2 – Alerta informando que todos os arquivos da pasta serão carregados.

Cuidado!

Tome bastante cuidado ao carregar uma pasta para o repositório. Como os recursos de armazenamento são limitados, carregar uma pasta sem ter certeza do seu conteúdo pode trazer uma surpresa futura com relação a cota de espaço destinado à Organização.

Criar Pastas

No cadastro de pastas o processo é bem simples. Selecione CONTEÚDO, clique em “Criar pasta”, a janela da Figura 3 é exibida. Dê um nome para a pasta, um título e uma descrição (somente o nome é obrigatório).

Figura 3 – Janela Criar pasta.

Dica!

Não há restrição para o nome da pasta, contudo, como regra e boas práticas é recomendável dar nomes curtos e simples. O caractere de espaço não é recomendado pois certamente irá atrapalhar a busca futura pelo nome da pasta, prefira colocar um nome mais completo no campo “Título” e um detalhamento do conteúdo no campo “Descrição”.

Figura 4 – Título e descrição da pasta mostrado quando o cursor é posicionado na pasta.

Um recurso interessante são os Filtros. Na Figura 7 são mostrados os tipos de filtros aplicados em arquivos e pastas. É possível filtrar entre tipos, Arquivo ou Pasta; Nome, adicionando uma expressão qualquer; e Tamanho do arquivo, Pequeno (0 a 1024KB), Médio (1 a 99,99MB), Grande (100 a 999,99MB) e Enorme (igual ou acima de 1TB).

Figura 5 – Filtros de conteúdo.

Criar Biblioteca

Com informado anteriormente, uma biblioteca (também chamada Site) é um recurso da plataforma que tem por objetivo organizar os conteúdos por afinidade e ou por permissão de acesso a seus colaboradores e observadores. Uma biblioteca pode ser do tipo: Público, Privado ou Moderado.

Figura 6 – Janela Criar Biblioteca.

• Biblioteca Pública: Todos em sua organização podem acessar esta biblioteca (site).

• Biblioteca Moderada: Todos em sua organização podem achar esta biblioteca e solicitar acesso. O acesso é concedido pelos Gerentes da biblioteca (Site).

• Biblioteca Privada: Apenas pessoas adicionadas por um Gerente de biblioteca (Site) podem achar e usar esta biblioteca.

As melhores práticas de criação de “Nome” de biblioteca seguem os mesmos conselhos da criação de pastas, evitar caracteres especiais e espaço, contudo são permitidos, a restrição aqui é que deve ter pelo menos 2 caracteres, campo obrigatório. Já o “ID” (Identificador Único) somente permite números e letras, sem cedilha ou acentos, campo obrigatório. Deixe a explicação para o que você pretende armazenar na biblioteca para o campo “Descrição”, campo opcional.

Criando Arquivos a partir de Modelo

Um modelo é um arquivo que serve como padrão para a geração de outras instâncias desse mesmo documento modelo. Selecione o menu principal “CONTEÚDO”, em seguida a opção “Criar pasta a partir do modelo” conforme Figura ao lado.

Na Figura 9 podemos observar que a partir do documento “NPP_Modelo de Ata de Reunião v20210101.docx” foi possível criar uma instância do modelo que foi chamada de “Projeto X – Ata de Reunião v20210701”.

Figura 7 – Janela Selecionar modelo de documento.

Os modelos podem ser criados no MS Office Word, Excel, Power Point e disponibilizados como templates padronizados. Todo documento do MS Office possui atributos de “Título” e “Assunto”, além de muitos outros, para acessar e preencher esses atributos, navegue até o arquivo utilizando o Explorador de Arquivos do Windows, clique com o botão direito do mouse sobre o arquivo, selecione a opção “Propriedades”, a janela “Propriedades do arquivo” é exibida, clique na aba “Detalhes”, você verá os atributos relacionados ao arquivo conforme a Figura 10 da direita. O Workspace utiliza os valores preenchidos desses atributos para popular os campos Título e Descrição conforme Figura 10 da esquerda.

Figura 8 – Janela Selecionar modelo de documento.

Ao final do processo o arquivo estará apto a ser editado e colaborado entre as partes interessadas.

Figura 9 – Documento Nato Digital criado.

Criando Pastas a partir de Modelo

Um modelo de pasta é uma estrutura que serve como padrão para a geração de outras instâncias dessa mesma estrutura modelo. Selecione o menu principal “CONTEÚDO”, em seguida a opção “Criar pasta a partir do modelo” conforme Figura ao lado. Na Figura 12 podemos observar que a partir da pasta “MODELO PROJETO TD” é criada a estrutura de pastas para os projetos daquela natureza. Um duplo clique na pasta irá mostrar a estrutura (Figura 11).

Figura 10 – Pasta modelo.

Figura 11 – Estrutura da pasta modelo.

Clicando no botão “PRÓXIMO” é solicitado o nome, título e descrição para a pasta modelo (Figura 12).

Figura 12 – Tela de nomeação da pasta modelo.

Clicando no botão “CRIAR” a estrutura de pasta é criada no local atual (Figura 13).

Figura 13 – Pasta criada no local informado.