Pastas inteligentes

Uma Pasta Inteligente é uma maneira de agrupar arquivos de diferentes locais no Alfresco Share em uma única pasta, para que você possa encontrar rapidamente arquivos semelhantes.

Uma pesquisa é executada quando você abre o conteúdo da Smart Folder, e os resultados são exibidos. Ela é “inteligente”, porque não há uma pasta física para representá-la no repositório.

Por exemplo, uma Smart Folder chamada My video files pode ser criada para conter todos os arquivos que eu criei que tenham um formato de vídeo. Toda vez que eu abro a pasta My video files, a pesquisa é executada, e todos os meus arquivos de vídeo ficam disponíveis nessa pasta, onde quer que eu os tenha criado no repositório.

Você pode nem saber que está usando Smart Folders. Se você vir este ícone, Pasta com uma lupa representando uma Pasta Inteligente, então a pasta é inteligente. Os arquivos também são classificados automaticamente quando são carregados nessas pastas.

O diagrama mostra um sistema de arquivos físico e como uma estrutura de Pasta Inteligente é criada para conter arquivos relevantes para um cliente específico:

Mapeamento inteligente de pastas

As pastas inteligentes têm um conjunto limitado de ações:

• Adicionar/Criar: Você pode adicionar arquivos a uma Pasta Inteligente. O arquivo é colocado em uma pasta física, conforme especificado pela regra de arquivamento.
• Atualização: Você pode atualizar arquivos em uma Smart Folder. Atualizar uma propriedade pode resultar na remoção de um arquivo da Smart Folder atual (porque ele não atende mais aos critérios de consulta).
• As ações Excluir, Editar Propriedades, Descompactar para, Sincronizar, Localizar para, Mover e Copiar arquivos não são suportadas.

A Smart Folder em si não pode ser editada no Content Services, exceto por meio do Smart Folder Template. Para obter mais informações sobre Smart Folder Templates, consulte Applying a Smart Folder Template .

O administrador do sistema cria modelos que você pode carregar para diferentes propósitos, por exemplo: uma estrutura para uma reivindicação, ou para arquivar arquivos PDF separadamente de arquivos de vídeo ou áudio, ou apenas para personalizar a estrutura de pastas por usuário.

Dê uma olhada nos vídeos para saber mais: Vídeos de pastas inteligentes

Administradores de sistema e analistas de negócios podem encontrar mais informações aqui: Configurando Pastas Inteligentes .

Observação:

Os vídeos e rótulos dentro das imagens estão em inglês.

Aplicando um modelo de pasta inteligente

Você pode aplicar uma estrutura de Pasta Inteligente a uma pasta física usando aspectos.

1. Em um site, selecione Biblioteca de documentos.

2. Clique em Create, depois em Folder para criar uma nova pasta. Insira o nome da pasta e Save.

3. Alternativamente, selecione uma pasta física existente. Uma pasta física é aquela que você criou:Ícone de pasta física

4. Passe o mouse sobre a pasta e, no menu, selecione Mais e depois Gerenciar Aspectos.

5. Na janela Selecionar Aspectos, adicione um ou mais aspectos predefinidos da Pasta Inteligente (Pasta Inteligente do Sistema ou Pasta Inteligente Personalizada, dependendo dos modelos adicionados pela sua organização) e Salve.

Pergunte ao seu analista de negócios ou administrador de sistema se as Pastas Inteligentes do Sistema ou Personalizadas estão configuradas para sua organização.

Passe o mouse novamente sobre a nova pasta e, no menu, selecione Editar Propriedades e Todas as Propriedades. Selecione o Smart Folder Template que você deseja e Salvar.

Se o administrador do sistema tiver criado modelos para sua organização, você poderá encontrá-los acessando Data Dictionary/Smart Folder Templates.

Os administradores do sistema podem encontrar mais informações sobre os modelos aqui: Habilitando pastas inteligentes .

A pasta física que você selecionou agora tem uma estrutura Smart Folder abaixo dela, contendo arquivos que se aplicam aos critérios de pesquisa no Smart Folders Template. Por exemplo, se você aplicar o modelo padrão smartFoldersExample.json, terá várias pastas:

• Meu conteúdo: todos os arquivos no repositório, contendo:
• Todo o conteúdo do site (Documentos e Arquivos Multimídia, arquivados de acordo com o tipo)
• Conteúdo desta pasta (Documentos e arquivos multimídia, arquivados de acordo com o tipo)
• Contribuições
• Meu conteúdo modificado por outros usuários
• Página inicial do usuário
• Marcado como 'Confidencial'

As pastas contêm arquivos de acordo com os arquivos que você tem no seu site. Por exemplo, se você criou arquivos de áudio no site, você os verá se você detalhar para Todos os sites content/Multimedia Files/Audio content qualquer específico para esta pasta física em This folder's content/Multimedia Files/Audio content. Qualquer um dos seus arquivos que são marcados como Confidenciais nos metadados aparecem na pasta Tagged 'Confidential'.

Perguntas frequentes sobre pastas inteligentes

Se você tiver algum problema com o Smart Folders, tente estas sugestões para resolver seu problema.

Quais são os principais recursos do Smart Folders?

Com as Pastas Inteligentes você pode:

• Encontre conteúdo pelo que ele é, não onde ele está armazenado
• Defina pesquisas armazenadas em um modelo e exiba-as em uma árvore de pastas hierárquica
• Execute uma pesquisa ao abrir uma pasta e os resultados são exibidos como “conteúdo da pasta”
• Federe o conteúdo distribuído pelo repositório em uma única visualização ou pasta inteligente
• Forneça uma ou mais taxonomias baseadas em metadados para construir uma árvore de pastas, de modo que qualquer pasta ou arquivo possa ser exibido em - várias pastas, apropriadas ao contexto empresarial, sem a necessidade de arquivamento.
• Classifique automaticamente novos arquivos e herde ou mapeie metadados para o próprio arquivo
• Replique facilmente estruturas de pastas inteligentes
• Aplicar ao conteúdo existente sem a necessidade de reiniciar o Content Services

Posso excluir um arquivo de uma Pasta Inteligente?

Não, você não pode. Esta opção não está disponível. Você deve excluir o arquivo de seu local físico ou editar as propriedades para que ele não atenda aos critérios de arquivamento para a Pasta Inteligente.

Posso criar uma nova pasta ou arquivo dentro de uma Pasta Inteligente?

Você pode criar um novo arquivo, mas não uma pasta. O arquivo é colocado em uma pasta física, conforme especificado pela regra de arquivamento.

Posso atualizar um arquivo em uma Pasta Inteligente?

Sim, você pode, mas se você alterar as propriedades do arquivo, ele poderá ser movido para fora da Pasta Inteligente.

Posso mover ou copiar um arquivo de uma Pasta Inteligente?

Não, você não pode. O arquivo não está fisicamente naquela pasta, então não pode ser movido ou copiado.

Por que não consigo curtir ou favoritar uma Pasta Inteligente?

Não é possível executar determinadas ações de pasta com Pastas Inteligentes; por exemplo, as opções Favoritos, Curtir e Comentar não estão disponíveis (porque a pasta não existe fisicamente).

Outras ações que não estão disponíveis incluem Excluir, Mover para, Copiar para, Carregar e Criar.

Por que um novo arquivo não está sendo exibido em uma Pasta Inteligente?

Pode levar alguns segundos para que um novo arquivo apareça na Pasta Inteligente. Isso geralmente acontece se o índice não estiver atualizado. Verifique com o administrador do sistema se estiver tendo problemas.