Visualização e edição de arquivos

No PCdoc Workspace é possível visualizar e editar arquivos no formato do MS Office 365 e alguns outros. Para visualizar o arquivo, basta um clique no nome do arquivo que a imagem da Figura 16 será exibida.

Figura 1 – Pasta criada no local informado

Nota

Quando visualizamos o arquivo pela 1ª vez é carregado todo o conteúdo para a memória o que demanda um tempo maior. As próximas visualizações serão bem mais rápidas.

Podemos perceber na Figura 1 duas barras de ferramentas, uma no topo e outra na base relacionadas a operações no arquivo visualizado.

Barra no Topo

Permite algumas operações com o arquivo tais como:

Visualização em tela inteira;

Compartilhar o arquivo com outras pessoas;

Fazer o download do arquivo;

Abrir o arquivo em outra aba do navegador preparando o arquivo para impressão;

Exibir a janela lateral de Detalhes, com as abas de “Propriedades” do arquivo e a aba de “Comentários”;

Menu suspenso que exibir o restante das operações possíveis com o arquivo (Figura 2). Entre elas, de cima para baixo encontramos:

Figura 2 – Menu suspenso.

• Editar no Microsoft Office™: Edita o arquivo na ferramenta correspondente do Office 365, docx para Word, xlsx para Excel e pptx para Power Point.

• Editar offline: Edita o arquivo localmente, em off bloqueando ele para outros usuários até que seja carregada nova versão, ou cancelada a operação de edição.

• Carregar nova versão: Permite o carregamento de nova versão

• Favoritos: Permite classificar o arquivo como favoritos. Ele aparecerá na opção de favoritos e permitirá acesso facilitado ao arquivo.

• Mover: Permite mover o arquivo para outra pasta permitida.

• Copiar: Permite copiar o arquivo para outra pasta permitida. Caso copie para a mesma pasta será acrescentado o arquivo adicionando um incremento no final do arquivo.

• Excluir: Permite a exclusão do arquivo selecionado. O arquivo é enviado para a Lixeira, após o envio é possível excluir também da Lixeira.

• Gerenciar versões: Permite o gerenciamento das versões do arquivo. Cada versão pode ser restaurada conforme necessário.

• Permissões: Permite atribuir permissão de acesso ao arquivo ou pasta de sua propriedade por outros usuários.

Solicitar a Assinatura Digital;

Exibir Metadados do documento;

Edição offline de arquivo

O PCdoc Workspace permite a edição de arquivos de duas formas. A primeira, mais tradicional encontrada em todas as plataformas de gestão de arquivo é a edição local através de check-in/check-out. Clicando com o botão direito do mouse no arquivo é possível selecionar a opção “Editar offline” (Figura 2).

Figura 3 - Opção Editar offline no menu suspenso.

O arquivo é baixado para a pasta Download do seu computador e no repositório o arquivo de origem fica bloqueado para evitar que outro usuário que tenha permissão de acesso a esse arquivo possa editá-lo.

Figura 4 – Arquivo bloqueado para edição para outro usuário.

Dessa forma, independente da extensão do arquivo (formato: TXT, XML, DOCX, XLSX, PPTX, PDF, CDR, EPS, AI, MP3, WAV, MID, AVI, MPG, WMV, MOV, SVG, GIF, PNG, entre muitos outros), ele pode ser editado diretamente no seu computador. Ou seja, é possível editar o arquivo no programa de origem, usado para criar aquele formato, e ao final, carregado para a pasta de origem (ver tópico 5.3).

Carregando Nova Versão

Após a edição do arquivo no programa de origem (neste exemple, MS Word), devemos, a partir da pasta onde está armazenado o arquivo na versão anterior (Figura 19), clicar com o botão direito do mouse e escolher a opção “Carregar nova versão” (Figura 17). Será aberta a janela da Figura 3, selecione o arquivo editado e clique no botão “Abrir”.

Figura 5 – Janela Abrir arquivo.

Será exibida a janela da Figura 21 solicitando que a versão anterior seja atualizada. Temos duas opções, 1ª “Alterações secundárias” para os casos de pequenas alterações no arquivo, neste caso altera o sequencial do número da versão depois do ponto (exemplo 1.1). Ou “Alterações principais” para os casos de mudança maiores no arquivo. É possível também deixar um comentário naquela nova versão.

Figura 6 – Janela Carregar nova versão.

Em seguida só resta confirmar o carregamento do arquivo no botão.

5.4.Gerenciar Versões

Já com a atualização concluída, é possível gerenciar as versões do documento clicando com o botão direito nele e selecionando a opção “Gerenciar versões”. A janela da Figura 22 será exibida.

Figura 7 – Janela Carregar nova versão.

Note que para cada arquivo na lista de versões, clicando nos três pontinhos verticais, é possível Restaurar, fazer Download ou Excluir o arquivo.

Caso a necessidade seja restaurar uma versão anterior, como no exemplo da Figura 22, a versão 1.0 do arquivo, o sistema criará uma cópia da versão 1.0 como uma versão principal incrementando o sequencial primário para 2.0, neste caso, e mantendo as demais versões anteriores, como histórico. As versões ficaram conforme a Figura 23.

Figura 6 – Janela com a versão 1.0 restaurada.